A GRUBE Kft. - professzionális erdészeti eszközök, vadász-, és túraruházat forgalmazója - a külföldi anyacégéhez hasonlóan, szeretett volna Magyarországon is tárhelyes készletnyilvántartással dolgozni.
A cégnél már korábban elindítottuk az adatgyűjtős áruátvételt, hogy a vonalkód nélküli termékeket az áruátvétellel egyszerre fel tudjuk címkézni. Az új folyamat megköveteli azt, hogy minden terméken legyen vonalkód, az RF eszköz által gyűjtött adatok pedig azonnal frissülnek az Octopus 8 ERP-ben, ezáltal valós idejű információkat kapunk az aktuális készletről. Ez a folyamat csökkenti a hibalehetőségeket és növeli a hatékonyságot. A projekt első lépéseként szektorokra osztottuk a raktár területét, fontos volt, hogy az építésből adódóan nehezen megközelíthető részek (emelet) külön legyenek kezelve, illetve azon területek is, ahova bemehet a vevő (C+C raktár).
Az Octopus 8 ERP kitűnően tudja kezelni, ha egy terméket kiskereskedelmi forgalomban adunk el, akkor automatikusan a C+C szektorból választ helykódot. Ha több tárhelyen is elérhető az áru, akkor sincs gond, mert továbbirányítja a szedőt a többi szóba jöhető tárhelyhez. A C+C raktár töltését az eladások vezérlik, mindig annyit kell tölteni, amennyit értékesítettek az elmúlt időszakban. Az új termékeknél vagy szezonváltásnál az induló töltés ugyan manuálisan történik, de utána az eladott mennyiséget a rendszer automatikusan kiszámolja. Adatgyűjtős áruátvétel során azonnal szétválogatásra kerülnek az áruk, a rendelésre érkezett termékek rögtön egy „rendelésre” polcra kerülnek, a többi árut pedig konkrét tárhelyekbe soroljuk, így válik eladható készletté.
A raktár kialakítása miatt az emelet nehezen megközelíthető terület, így jelenleg nem tudunk onnan gyűjtőszedést szervezni, a megoldás végül az lett, hogy a szedések megkezdése előtt egy töltést indítunk és a lehozott termékeket egy külön polcra kirakva, a szedő onnan tudja összegyűjteni a többi tétellel együtt.
Az üzlettérben is tárhelyes készletnyilvántartást valósítottunk meg oly módon, hogy a vevő által összeszedett terméket a rendszer automatikusan kiadja arról a helyről, ahonnan vevő vélhetően elvette. Ha a vevő olyan terméket kér, amely nincs kirakva az üzletben, akkor RF kikéréssel azonnal megkapja azt. Mivel az eladótérben csak árral ellátott termékek lehetnek, így automatikusan nyomtatunk egy címkét is az adott áruhoz.
A fejlesztéssel követhetővé vált például a vevői próbák miatt kikért áruk készlete, erre megoldás az Octopus 8 ERP-ben a „kikérés funkció”, amelyben található árukat vagy eladjuk vagy később elpakolásra kerülnek. Bolti értékesítés során a vevő maga is összegyűjtheti a termékeket, amelyek az Octopus 8 ERP kisker felületén kerülnek rögzítésre, a program szintén automatikusan kezeli a tárhelyeket ilyenkor.
Online rendelés személyes átvételét szintén automatikusan kezeli a rendszer, egy „érte jövő polcra” kerül, ahol majd át tudja venni a vevő. Kiszállítással történő megrendelés esetén a különbség csupán annyi, hogy egy csomagcímkét nyomtatunk, amely a termék dobozára kerül.
Az éles induláson a legnagyobb kihívást, az egyes alfolyamatok kialakítása okozta pl.: gyártási folyamatokhoz kapcsolódó árumozgások követése, vevői visszáru, előre leadott rendelések és helyszíni szedések összhangja. A projekt során igyekeztünk minden lépésre kellő figyelmet fordítani, sőt a bevezetés kapcsán felmerült eltéréseket is sikerült kezelni és szabályozott keretek közé terelni.
Projektfelelősök: Szántay György, Suppán Anna - Vision-Software Kft. és Tumpek Róbert – Grube Kft.