Cégünk munkatársai a sokéves tapasztalat és a nemzetközi standardok felhasználásával saját bevezetési módszert dolgoztak ki, amely megvalósításához két eltérő szintű és költségű bevezetési modellt tudunk ajánlani.

Az alapszintű bevezetésben BPR tanácsadás és folyamatszervezés nélküli megvalósítás szerepel, mely kizárólag a megrendelő által támasztott igények megvalósítását tartalmazza. Az emelt szintű megvalósítási modellben, projektszemléletben komplex folyamatszervezéssel, migrációs tanácsadással és képzési csomaggal történik meg az Octopus 8 ERP rendszer kialakítása.

A bevezetés minden esetben a határidők és az egyes részfeladatok felelőseinek megtervezésével kezdődik. Tapasztalataink szerint a projekt indítása és lezárása között - az egyedi fejlesztések függvényében - minimum 6-8 hónap szükséges. Ezen időszak alatt az alábbi tevékenységek elvégzését ajánljuk:

• Hazai és Európai Uniós pályázatokban való közreműködés (opcionális)
• BPR helyzetelemzések és rendszertervezés (opcionális)
• Informatikai környezet kiépítése (opcionális)
• Programok testre szabása, fejlesztése
• Telepítések, installációk elvégzése
• Oktatások és képzések megtartása
• Adatkonverziós támogatások
• Éles üzem első időszakában kiemelt támogatás biztosítása

A bevezetés az igények felmérésével folytatódik, így alapvető elvárás ügyfeleink felé, hogy ebben a fázisban ismertessék azon igényeket és funkciókat, melyeket a rendszerrel szemben támasztanak. Az úgynevezett „igényspecifikáció” tételeit javasolt három (kötelező, szükséges, jó lenne) osztályba sorolni, így a dokumentum egyben a megvalósítási sorrendet is jelenti majd. Az igényspecifikáció összeállításakor munkatársaink igény szerint, vagy csak konzultációs, vagy akár teljes projektvezetési és dokumentálási tevékenységeket is ellátnak.

Az Octopus 8 ERP teljes funkcionalitásában integrált és folyamat orientált rendszer, ennek megfelelően teljes illesztése a cég igényeire erősen javasolt. Eddigi tapasztalataink alapján úgy látjuk nagyfokú hatékonyságnövekedés érhető el az általunk opciós tevékenységként ajánlott BPR tanácsadás, az üzleti folyamatok újratervezése után.

Ha valamit is tanultunk az eddigi bevezetések során, akkor az az, hogy nem lehet előre gyártott sablonokkal hosszútávon is értékálló eredményeket elérni. Ennek szellemében az Octopus 8 ERP rendszer képességeire, mint stabil kiindulási alap tekintünk. A bevezetés során célunk, hogy a projekt befejeztével a felhasználó igényeire és működésére teljes mértékben optimalizált rendszert tudjunk átadni. Ez a gyakorlatban számunkra azt jelenti, hogy még legkisebb ügyfelünk esetén is végzünk egyedi fejlesztéseket és módosításokat a rendszeren.

Az így kialakított és beállított - már ügyfélspecifikus – programot telepítjük az adott ügyfélnél, amely rendszert a kulcsfelhasználóknak is tesztelniük és véleményezniük kell. Ezeknek a teszteknek és visszacsatolásoknak az eredményeként a végfelhasználók, már egy olyan testreszabott programon tanulhatnak, mely a teljesen megegyezik a majdani éles programmal.

Az új rendszer bevezetése során elkerülhetetlen az átfogóbb oktatási és képzési szolgáltatások elvégzése. A bevezetési eljárásmodellben két külön lebonyolítási módot is ajánlunk annak függvényében, hogy a leendő felhasználó milyen erőforrásokat tud a projekt során erre biztosítani.

Alapesetben a képzések az „oktatók oktatása” módszerrel történnek. Ekkor közvetlenül, csak az ügyfél által kijelölt kulcsfelhasználókat oktatjuk és ők adják tovább a megszerzett tudást a kollegának. A módszer előnye a hatékonyabb és célirányosabb képzés, valamint a lényegesen alacsonyabb oktatási költség.

A bővített csomagban minden szoftver felhasználót cégünk munkatársai oktatnak be. Az oktatás igény szerint történhet az ügyfelünk központi irodájában is, ekkor az oktatáshoz szükséges feltételeket (helység, oktató gépek, projektor) nekik kell biztosítani. Előnye, hogy ebben az esetben az oktatások időpontja rugalmasabban határozható meg és a cég oldaláról nem merül fel utazási idő. Természetesen a képzések történhetnek a Vision-Software oktatóhelységében is. Itt egy időben maximum 6-8 ember képzését tudjuk kényelmesen megoldani, akár napi két turnusban.

Az adatok konvertálására szintén több lehetőséget biztosítunk. Azonban fontos kiemelni, hogy a migráció elsősorban nem technológiai kérdés. Az adatok átvételét minden esetben meg kell előznie egy logikai tisztázásnak (pl.: kifutott cikkek, duplikált ügyfelek stb.) A projekt során minimum három alkalommal kell adatokat (törzsállományok és nyitó forgalmi tételek) áttölteni a rendszerbe. Első alkalommal vizsgáljuk meg a migráció gyakorlati megvalósíthatóságát, a második migrációban átvett adatok az oktatásokhoz és a kulcsfelhasználókkal történő folyamatelemzésekhez szükségesek, majd végleges állapotban az éles indulás során.

Elsődlegesen a konvertálás speciálisan kialakított Excel táblákból történik. Ekkor cégünk átadja azon mintafájlokat, melyeket az ügyfél kijelölt szakembereinek kell adatokkal feltöltenie. Az így előállított adatállományokat cégünk munkatársai töltik be a rendszerbe, így kizárólag csak eseti szakértői költségek merülnek fel.

Esetenként megoldható, hogy a migrációhoz szükséges adatbázisokat a leváltandó programból közvetlenül a Vision-Software munkatársai nyerjék ki és adják át utó feldolgozásra. Ennek feltétele az aktuális szoftver adatbázisainak elérhetősége és a minimálisan szükséges adattartalmak megléte.

Tapasztalataink szerint bármennyire is alapos és teljes egy projekt előkészítése, egy új rendszer alkalmazásba vétele mindig nagy próbatételt jelent a felhasználóknak. Azért, hogy könnyebbé tegyük ügyfeleinknek ezen időszakot a programok éles indulásakor kiemelt helyszíni jelenlétet biztosítunk, majd ezt fokozatosan csökkentve, távolról segítünk a további lépésekben.